Un processus frustrant

Le budget est probablement l’un des processus internes qui génère le plus de frustration au sein des entreprises. Les longues heures de travail, la distraction des tâches quotidiennes à accomplir et les délais souvent irréalistes y sont pour quelque chose.

Les gestionnaires ont parfois le sentiment que le jeu n’en vaut pas la chandelle et ce n’est pas totalement faux. Selon une étude de McKinsey, 90% des dépenses sont réallouées, année après année, au même poste budgétaire. Ce qui signifie que le réel impact de l’exercice budgétaire est de faire bouger seulement 10% des dépenses !

La budgétisation, inutile ?

90% des dépenses sont réallouées, année après année, au même poste budgétaire.

Tenez compte de l’utilisation du budget

Il ne faut pas jeter la serviette pour autant. Considérant l’importance des ressources humaines et financières allouées pour ce processus, une réévaluation de celui-ci semble nécessaire. D’entrée de jeu, les organisations devraient se demander si le temps investi pour la préparation du budget est proportionnel à l’utilité ainsi qu’à l’utilisation que l’on en fait.

Prenons l’exemple d’un budget qui serait principalement destiné à la banque, celle-ci est principalement préoccupée par un réalisme global du budget, est-il nécessaire d’investir un grand nombre d’heures pour faire un budget détaillé « poste par poste » ?  Inversement, si l’organisation a un processus mensuel élaboré de révision des résultats et que la rémunération est basée sur l’atteinte du budget, alors il est pertinent d’investir de l’énergie dans le processus.

Le budget, un exercice à valeur ajoutée

Il est possible de faire du budget un exercice à valeur ajoutée pour les entreprises. Pour ce faire, il y a 6 stratégies qui permettent d’y arriver.

Stratégie #1 : Ciblez les indicateurs clés selon votre réalité

Un questionnement devrait se poser sur l’intérêt de faire une budgétisation détaillée de chaque poste de revenus et de dépenses, puisque le rapport coût / bénéfice de chacun de ces postes n’est pas égal. Pour déterminer les postes auxquels on devrait porter une attention particulière, quatre questions devraient être posées :

1. Est-ce que la valeur monétaire du poste est importante ?
2. Est-ce que la volatilité est élevée ?
3. Est-ce qu’il y a d’autres façons de contrôler ce poste ?
4. Quel est le niveau de complexité de la budgétisation du poste ?

Le processus doit aussi tenir compte du type d’industrie. Par exemple, pour I’industrie de l’acier, le coût de la ferraille, le coût du minerai de fer, le coût de l’énergie ainsi que la productivité sont importants et généralement volatiles. En revanche, il y a certainement lieu de se questionner sur la pertinence de budgétiser de façon détaillée le coût de la main-d’œuvre.  Inversement, si vous êtes dans l’industrie du service, la budgétisation de la main-d’œuvre devient un incontournable.

Stratégie #2 : Alignez votre budget sur la stratégie d’entreprise

Le budget doit être aligné avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le budget exprime les objectifs à court terme pour la réalisation du plan à long terme.  À défaut de cet alignement stratégique, l’entreprise fait du sur-place et elle recule par rapport à la compétition.

L’environnement dans lequel les entreprises évoluent est constamment en changement. La période budgétaire est donc une bonne période pour faire le point sur le plan stratégique en s’assurant de la pertinence de celui-ci. Plus particulièrement, on doit s’assurer que la situation du marché n’a pas changé et que la proposition de valeur soit toujours présente pour les clients.

Stratégie #3 : Précisez les actions qui vous amèneront à l’amélioration

Il est préférable de faire les budgets avec des objectifs d’amélioration, plutôt que de présenter le statu quo, particulièrement lorsque les conditions de marché sont défavorables et se détériorent.  Ainsi, le budget doit être soutenu par des plans d’action détaillés et réalistes. C’est la meilleure façon de s’assurer de l’atteinte des objectifs budgétaires.

Stratégie #4 : Soyez agile

La période budgétaire est aussi propice à l’examen de scénarios et aux simulations afin de s’assurer de la prise de décision optimale.  Pour ce faire, les gestionnaires doivent être supportés par une équipe FP&A forte, qui est elle-même supportée par des outils performants.

Stratégie #5 : Réduisez les délais au minimum

Que ce soit pour les « run de budget » ou pour le résultat de scénarios ou de simulations, la rapidité, la précision et les analyses sont essentielles. Ceci augmente l’efficacité du processus budgétaire, permet de prendre les bonnes décisions et diminue la frustration chez les gestionnaires.

Stratégie #6 : Ouvrez le dialogue avec les gestionnaires

Les cinq éléments ci-haut ne seraient rien sans un dialogue constructif. C’est l’opportunité pour les gestionnaires de faire le point sur la situation de l’entreprise, de s’assurer que les gens gardent le cap stratégique et de prendre les décisions optimales pour l’entreprise. C’est aussi une opportunité de hausser la compréhension des activités de l’entreprise et de son environnement.

Stratégie – Bonus ! : Sélectionnez une équipe FP&A de confiance

Choisir un bon partenaire pour vous aider dans ce processus est essentiel. Le rôle du groupe FP&A est primordial dans l’établissement des indicateurs clés, de la recherche de l’agilité et dans la rapidité d’exécution des analyses. Les gestionnaires doivent donc être adéquatement outillés pour arriver à leurs fins. Le processus budgétaire est une occasion unique pour le groupe FP&A de jouer un rôle de partenaire d’affaires à valeur ajoutée pour les gestionnaires.

À propos de Benoit Alain

Conseiller stratégique, conférencier et administrateur de société, Benoit Alain siège sur le conseil d’administration de Tremcar, le troisième plus important producteur de remorques-citernes en Amérique du Nord.

Stratège innovant et engageant, M. Alain possède une vaste expérience internationale, plus récemment à titre de vice-président exécutif chez Cascades. Il compte également de nombreuses années à la direction d’équipes de finances, de ventes, d’opérations et de marketing chez ArcelorMittal, l’une des entreprises figurant dans la célèbre liste Fortune 500.

Benoit est membre de l’Ordre des CPA du Québec, ainsi qu’administrateur de société certifié (ASC)

À propos de Modelcom

Modelcom est fier de s’associer à M. Benoit Alain dans le but de mettre en place une communauté de professionnels en finance corporative (FP&A). Découlant de nos expériences en entreprise les 23 dernières années, ainsi que l’agrégation des recherches et études spécialisées en budgétisation, nous avons développé l’approche C.A.S.E. pour l’évaluation de la maturité d’une entreprise, en rapport aux « meilleures pratiques » dans ce domaine.M. Alain a déjà bénéficié de l’expertise de Modelcom en budgétisation et nous sommes reconnaissants pour son témoignage de « Décideur » devant la quarantaine de professionnels FP&A, réunie à notre séminaire du 28 septembre dernier.